выгодная телефонная связь для бизнеса
8(845-2) 374-484
8(845-2) 599-299

Автосекретарь. Голосовое приветствие

Автосекретарь. Голосовое приветствие

Под автосекретарем обычно подразумевают голосовое приветствие или голосовое меню.

В данной статье речь пойдет только о голосовом приветствии.

Продолжением данного раздела является отдельная статья «Голосовое меню«.

Зачем?

  • Голосовое приветствие – это как вывеска у магазина. Многие считают, что чем лучше
    вывеска, тем солиднее магазин. С приветствием также.
  • Приветствие всегда одинаково приятным голосом встречает позвонившего.
  • Сотрудники не тратят свое время на проговаривание названия компании.
  • Абонент сразу понимает, что он позвонил в нужную ему организацию.
  • Приветствие отсекает тех, кто ошибся номером.

Что?

Пример Голосового приветствия: «Здравствуйте, вы позвонили в компанию «Мир цветов».

В голосовом приветствии в отличии от голосового меню донабрать какой-либо номер нельзя.

Аудиофайлы пользователь может записать сам с помощью стандартных средств Windows или сторонних программ в формате WAV с параметрами: 8 kHz (8000Hz), 16 bit, Mono. В некоторых программах эти параметры также имеют характеристики: PCM, поток 128kbit/s.
В Windows Sound Recorder используйте ‘Save As’, чтобы сохранить в этом формате.
Также есть много онлайн-конвертеров, которые аудиофайл в другом формате могут легко и быстро переконвертировать в нужный нам формат.
Например, audio.online-convert.com/ru/convert-to-wav

Полезные настройки автосекретаря.

  •  Режим день-ночь. Т.е. днем, например с 9 до 18 часов, звучит одно приветствие, а с 18 часов вечера до 9 утра — другое. И соответственно другая логика звонка. Например, все звонки в режиме «ночь» после приветствия отправляются на голосовую почту.
  •  Разный автосекретарь в зависимости от номера телефона, на который приходит звонок. Например, на номере коммерческого отдела — одно голосовое приветствие, на номере отдела техподдержки — другое. Также часто устанавливается отдельное голосовое приветствие на номер, используемый для рекламы на определенный срок.
  •  Разный автосекретарь в зависимости от входящего номера телефона. Да-да, от входящего номера. Например, есть несколько номеров телефонов vip-клиентов. И можно настроить так, что если клиент звонит со своего номера, внесенного в АТС, то ему звучит индивидуальное приветствие. Например «Здравствуйте Николай Иванович. Сейчас Вы будете соединены с Вашим персональным менеджером Натальей». И звонок переводиться на внутренний номер 115 менеджеру Наталье и параллельно на ее сотовый (на случай, если ее нет в офисе).

Примеры голосового приветствия

Планируя логику своего автосекретаря, следует помнить, что абоненты обычно не любят долго выслушивать голосовые приветствия. Хороший автосекретарь — прежде всего быстрый и удобный.

Варианты короткого голосового приветствия

Конструкция короткого голосового приветствия обычно состоит из трех частей:

  1. Приветствие.
  2. Информирование об организации, куда дозвонился абонент.
  3. Информирование о том, куда будет далее переведен звонок. Причем в отличие от голосового меню, позвонившему ничего нажимать не надо.

«Вас приветствует магазин «Катера и лодки». Сейчас вам ответит консультант»

«Спасибо за звонок в компанию «ГостСтандарт». Сейчас вам ответит оператор»

«Компания «Печати и бланки» приветствует Вас. Сейчас ваш звонок будет переведен на менеджера»

«Здравствуйте! Вы позвонили в стоматологическую клинику «Евродент». Сейчас Вам ответит администратор»

«Здравствуйте! Это компания «Стройкомплект». Дождитесь ответа специалиста и он проконсультирует вас по всем вопросам»

«Добро пожаловать в компанию «Мир дверей». Благодарим за ваш звонок. Пожалуйста, оставайтесь на линии.

«Здравствуйте! Вы позвонили в кафе «Карлов мост». Мы рады вашему звонку! Вы будете соединены с администратором»

«Как замечательно, что вы позвонили в компанию «Букет цветов». Пожалуйста, дождитесь ответа нашего сотрудника»

«Добрый день! Спасибо за звонок в юридическую компанию «Закон и право». Ваш звонок очень важен для нас, оставайтесь, пожалуйста, на линии»

«Здравствуйте! Технологи компании «Теплый дом» будут рады ответить на ваши вопросы. Оставайтесь, пожалуйста, на линии»

«Здравствуйте. Вы дозвонились в приемную директора организации «Спецтранс». Сейчас Вам ответит секретарь»

Приветствие с информированием о деятельности компании

«Здравствуйте. Вы позвонили на единый номер компании «Альфасофт». Мы предлагаем программы для предприятий общественного питания. Оставайтесь, пожалуйста, на линии»

«Вас приветствует компания «Кирпичный двор». Наша компания поставляет красный, силикатный, облицовочный, огнеупорный и клинкерный кирпич. Сейчас вам ответит менеджер отдела заказов»

Приветствие с информированием о записи разговора

«Вас приветствует гостиница «Чайка». Обращаем Ваше внимание, в целях контроля качества обслуживания все разговоры записываются»

«Здравствуйте. Вы позвонили в сеть строительных магазинов «Альянс». Информируем Вас, что в целях контроля качества обслуживания все разговоры могут быть записаны»

Приветствие в зависимости от времени

«Доброе утро! Вы позвонили в компанию «Константа». Пожалуйста, оставайтесь на линии» (звучит с 8:00 до 10:29)

«Добрый день! Вы позвонили в компанию «Константа». Пожалуйста, оставайтесь на линии» (звучит с 10:30 до 16:59)

«Добрый вечер! Вы позвонили в компанию «Константа». Пожалуйста, оставайтесь на линии» (звучит с 17:00 до 18:59)

Приветствие во внерабочее время

«Здравствуйте! Вы позвонили в компанию «Константа». Мы работаем по будням с восьми до девятнадцати часов. В субботу с восьми до семнадцати часов. Будем рады услышать Вас в рабочее время»

«Здравствуйте! Вы позвонили в компанию «Теплоизоляция». Мы работаем с девяти до восемнадцати часов с понедельника по субботу. Пожалуйста, перезвоните нам в рабочее время или оставьте сообщение после звукового сигнала»

«Здравствуйте! Вы позвонили в компанию «Океан». К сожалению, в настоящий момент мы не можем Вам ответить, так как Вы позвонили во внерабочее время. Вы можете связаться с нами с понедельника по пятницу с девяти до восемнадцати часов»

Справочно. Голосовое информирование, если никто не взял трубку.

Печально, если клиент звонит и на протяжении 20-40 секунд слышит гудки, но никто не берет трубку. Однако по тем или иным причинам такое может случиться.

Поэтому неплохо было бы после этой продолжительности входящего звонка настроить сервис «Пропущен вызов» с отправкой информации о звонке на e-mail ответственным сотрудникам, а клиенту проиграть голосовое информирование. Примеры:

«К сожалению телефоны всех специалистов заняты. Пожалуйста, перезвоните нам позже»

«К сожалению телефоны всех специалистов заняты. Пожалуйста, оставьте ваше сообщение после звукового сигнала. Мы свяжемся с вами в ближайшее время!»

«К сожалению телефоны всех сотрудников заняты. У нас работает определитель номера, поэтому если Вы не дозвонитесь, мы обязательно перезвоним Вам в ближайшее время. Или оставайтесь на линии»
Потом еще 20-30 секунд продолжает звонить телефон, а абонент слышит гудки. Далее, если опять никто не взял трубку, звучит новое информирование. «Телефоны всех сотрудников по прежнему заняты. У нас работает определитель номера, поэтому мы обязательно перезвоним Вам в ближайшее время. Спасибо». Разъединение звонка.

«Ваш звонок номер два в очереди. Примерное время ответа оператора — две минуты».

Примеры голосового меню смотрите здесь.

Контакты

Телефоны: 8(8452) 374-484
      8(8452) 599-299
410012 г. Саратов, ул. Большая Садовая д.158 оф.609
e-mail: sarintel@sarintel.ru
пн-чт 9:00-18:00; пт 9:00-17:00.